Nach Umzug zu Google Workspace landen noch Mails in alten Postfächern – Zwei Lösungsansätze

Bei einem unserer Kunden hatten wir ein interessantes Phänomen, das am Anfang auch gar nicht so gut einzugrenzen war: Nachdem die Kundin schon vor Monaten die Mailzustellung auf Google Workspace umgestellt hat, kamen immer noch einige Mails im alten Postfach beim Hoster an.
Wir haben das Problem eingrenzen und lösen können – damit du das auch kannst, hier zwei Gründe, wie es zum Phänomen kommen kann.

Das Szenario im Detail

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Das Szenario gilt im Sinn für alle externen Mailanbieter, beispielsweise Microsoft Office 365, Exchange Online, Google Apps, .. .
Es lässt sich vermutlich auch auf andere Hoster wie Strato oder Ionos übertragen – getestet haben wir dies jedoch nicht.

Die Kundin ist bei dem Webseiten-Hoster all-inkl.com. Dort hat sie eine Domain registriert und auch Postfächer eingerichtet. Schon vor Monaten ist sie dann mit den Mailboxen zu Google Workspace umgezogen. Der Umzug hat hervorragend geklappt: E-Mails wurden korrekt in ihre Postfächer bei Google zugestellt.

Mit einer Ausnahme: E-Mails von der Webseite (bspw. das Kontaktformular) landeten noch im alten Postfach.
Nach etwas Analyse stellte sich heraus: Alle E-Mails von der Webseite landeten im alten Postfach – alle anderen E-Mails aber bei Google.

Ein bisschen Technik – die Basics von DNS

Im Internet gibt es öffentliche DNS-Server, die dafür da sind, Domains wie www.google.de in die entsprechende IP-Adressen aufzulösen. So weiß der Browser, welchen Server er erreichen muss, um die Webseite anzuzeigen. Die DNS-Server können aber auch eine Menge mehr. Unter Anderem führen die DNS-Server auch Buch darüber, was die zuständigen E-Mail-Server sind. Dies geschieht über sogenannte MX-Einträge (Mail eXchanger).

Wenn du eine E-Mail von deinem Telekom-E-Mail-Postfach an eine Adresse kunde@domian.de senden möchtest, dann fragt der Telekom-Mailserver bei diesen DNS-Servern nach: “Wo finde ich denn die E-Mail-Server von domain.de?”. Die DNS-Server geben Antwort und die Telekom-Server wissen, an welchen Server sie die E-Mail senden sollen. Einfaches Prinzip.

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Wer das Prinzip in Videoform sehen möchte, kann DNS-Server in unter zwei Minuten auf YouTube verstehen.

Das ist auch der Grund, warum alle “normalen” E-Mails bei der Kundin ganz normal bei Google ankamen: Sie hat die richtigen Einstellungen vorgenommen, sodass als Antwort auf die Frage “Wo finde ich denn die E-Mail-Server von domain.de?” die Antwort “Bei Google!” kam.

Aber warum kamen die E-Mails von der WordPress-Seite weiterhin bei dem alten Hoster all-inkl an?

Lösungsansatz 1: Alte Postfächer sorgen für interne Verarbeitung

Die Webseite der Kundin war weiterhin bei all-inkl gehostet. Zusätzlich hat sie aber nach dem Umzug zu Google Workspace vergessen, die Postfächer dort zu löschen. Das führt zu einem technischen Zuständigkeitsproblem.

Trotz dessen, dass die E-Mails für kunde.de zu Google geleitet werden, wird die Webseite kunde.de weiterhin vom Hoster ausgeliefert. Der Server kennt also die Domain und “fühlt sich für diese zuständig”. Nun wird auf der Webseite ein Kontaktformular ausgefüllt und es soll an die E-Mail-Adresse kunde@domain.de zugestellt werden.

Da der Hosterserver sich für die Domain zuständig fühlt, ist es für ihn aus technischer Sicht für den Server vollkommen logisch, dass er die E-Mails an das eigene Postfach zustellt. Der Server fängt gar nicht erst an, die DNS-Server zu fragen, wo er die Mails für domain.de hinschicken soll, wenn er doch im eigenen System ein Postfach dafür findet.

Die Lösung

Wir haben die alten Postfächer beim Hoster vollständig gesichert und dann im Administrations-Center gelöscht. Der Server findet keine Postfächer mehr im eigenen System und stellte die Mails wunschgemäß an Google zu.

Lösungsansatz 2: DNS-Server noch nicht aktualisiert

Wenn du gerade erst die Umstellung durchgeführt hast, dann habe etwas Geduld. Die DNS-Server aktualisieren sich nicht live, sondern es braucht etwa 48 Stunden, bis alle DNS-Server rund um die Welt aktualisiert wurden. Bei Servern in Deutschland geht eine Aktualisierung deutlich schneller. Aber wenn du Kommunikationspartner in den USA oder China hast, dann kann es sein, dass deren DNS-Server noch nicht die neuen Einträge erhalten haben. Entsprechend verweisen die DNS-Server noch auf den alten E-Mail-Server.

Die Lösung

Wenn du gerade erst eine Umstellung durchgeführt hast, warte bis zu zwei Tage ab, ehe du nach Problemen schaust. Es kann sein, dass die DNS-Server noch nicht aktualisiert wurden.

Fazit

E-Mail-Zustellung funktioniert auf ihrer grundlegendsten Ebene recht einfach.
Wenn man sich bei Zustellungsproblemen auf diese Ebene zurückzieht und die technischen Abläufe nachverfolgt, lassen sich die meisten Probleme recht schnell identifizieren und lösen.

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